KAHRAMANMARAŞ SÜTÇÜ İMAM ÜNİVERSİTESİ

Genel Sekreterlik

Ebys İçin Gerekli Programlar

Sisteminizde Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) çalışabilmesi için sisteminizde Java ve Adobe Reader programlarının yüklü Olması Gerekmektedir;

Ayrıca Windows İşletim Sistemi kullananlar için minimum İnternet Explorer 11'in ya da  Mozilla veya Chrome internet tarayıcılarının en son sürümlerinin yüklü olması gerekmektedir.

Bilgisayarınızın işletim sistemine göre aşağıdaki linklere tıklayarak dosyaları indirdikten sonra exe dosyalarını çalıştırıp kurmanız gerekmektedir.

Windows7, Vista, Windows8 , Windows8 ,MacOSX işletim sistemi kullanıcılarının bu dosyaları yönetici olarak çalıştır diyerek kurulum yapmaları gerekmektedir.

Java indirmek İçin    https://java.com/tr/download

Akis akıllı kart driver indirmek için http://kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/

Adobe Reader İndirmek İçin  https://get.adobe.com/tr/reader

Sistemi Yeni Kullanmaya Başlayanlar İçin:

Kullanıcı adınız ve şifreniz ile giriş yaptıktan sonra Üst Kısımda bulunan soru işareti  simgesine tıklayarak EBYS Kullanım Klavuzuna ulaşabilirsiniz. Video Kamera simgesine tıklayarak da örnek EBYS işlemlerini anlatan EBYS Yardım Videolarına ulaşabilirsiniz.

Ayrıca Kişisel Bilgilerinizi Profil Simgesine  tıklayarak güncellemelisiniz. Bu güncellemenin resmi yazı yazarken Alt Antet Bilgisinde iletişim bilgilerinin doğru görünmesi, Bilgi Kaynaklarımızın daha etkin kullanılmasını ve Kullanıcılar olarak sizlerin de mağdur olmaması adına eksiksiz olarak yapılması gerekmektedir.

e-imza Almak İçin:
EBYS kullanıcı arayüzünden imza yetkisi bulunan ve e-imza kullanacak Akademik Personeller ile; Şube Müdürü, Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterlerinin T.C. Kimlik No, Ad,Soyad,Kurumsal E-Posta,Çalıştığı Kurum Birimi başlıklarında bir form hazırlayarak ebys@ksu.edu.tr  adresine e-posa göndermeleri gerekmektedir.

e-İmza Kart kayıp/çalıntı durumunda yine ebys@ksu.edu.tr adresine bildirmesi ve ücretinin 

İlgili personel tarafından ödenmesi gerekmektedir. Yapılacak işlemler http://www.kamusm.gov.tr/basvurular/nes  adresinde bireysel ödemeli başvuru bağlantısı altında açıklanmıştır.


Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden ilk defa e-imza Kullanıcı Başvuru Kaydı Açılan Personeller; Kamu Sertifikasyon merkezinden gelen e-postadaki yönergeleri takip ederek gelen Başvuru Formunu doldurmaları ve "ıslak imzalı" form çıktılarını alarak bir nüshasını EBYS birimine göndermeleri gerekmektedir.  e-imza usb okuyucu ve sim kartlarının ellinize ulaşması için bu işlemi yapmanız şarttır.

Şifre ve Güvenlik İşlemleri Hakkında:
EBYS Kullanıcı arayüzüne ilk erişimde adınıza belirlenen varsayılan şifreleri kişisel güvenliğinizi korumanız  amacıyla "içinde numara, harf ve noktalama işareti olacak şekilde" değiştirmenizi öneririz.

Belgelerin Güvenlik Seviyeleri:
Kurumumuzda sistem üzerinden hazırlanan bazı resmi evraklarda kişilerin kendisine gönderilen Kişiye Özel evraklarla, Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli evrakların ilgili gizlilik seviyelerinin seçilmediği görülmektedir.
Gizlilik durumu belirtilmeyen evraklar sistem üzerinde yetkisi olmayan kişilerin de erişimine açık bir şekilde yer almakta olup bu durum birim ve kullanıcılar için sorun teşkil etmektedir. Bu açıdan özellikle "Gizli" ve "Kişiye Özel" yazılar hazırlanırken dikkat edilmelidir.
Gizlilik alanı, belgenin güvenlik seviyesini belirlemek için konulmuştur. Varsayılan olarak Tasnif Dışı etiketiyle işlem yaptığınız resmi yazışmalarda  belgenin özelliğine göre seçebileceğiniz beş alan vardır. Bunlar ; Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli , Kişiye Özel dir. Resmî yazışma kurallarına göre bir belge eğer Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli , Kişiye Özel ise  bu alanın niteliğinin belirtilmesi gerekmektedir.

Belgelerin Ek ve İlgi Bilgileri Hakkında:

Manuel olarak belirtilen ek ve ilgi bilgileri sevk edilen birimdeki genel evrak erişimi yetki sınırlaması sebebiyle ulaşılamamakta ve bu da evraka işlem yapılması sürecini olumsuz etkilemekle birlikte geciktirmektedir. 

Elektronik Belge Yönetim Sisteminde evrak hazırlarken gönderildiği birim yetkilisi için erişime açılmasında gizlilik açısından bir sakınca yoksa ve belgelerin ek veya ilgisi eğer Elektronik Belge Yönetim Sisteminde kayıtlı olan bir doküman ise manuel olarak değil İlgi alanında "İlgi Seçerek" , Ek alanında "Sistemdeki Evrak" menülerini kullanarak  seçilmeli, EBYS de kayıtlı bir doküman değil ise "Seç ve Ekle" , "Tara ve Ekle" menüleri kullanılarak  eklenmelidir.




Uzaktan Destek Almak İçin (Team Viewer ve Ammy)

https://www.teamviewer.com/tr/download/windows.aspx
http://www.ammyy.com/en/downloads.html

_____________________________________
Cumali ÖZTÜRK
KSÜ EBYS Birim Sorumlusu
Tel : 0344 300 1973,
Faks : 0344 300 1037,
(Ulaşılamadığım durumlarda acilse SMS ya da whatsapp'ten mesaj gönderiniz)
Sisteme Dair Her Türlü Bilgi ve Destek Almak İçin>> e-posta : ebys@ksu.edu.tr




Kurumumuz personeline ait kullanım süresi dolmak üzere olan Nitelikli Elektronik Sertifikaların yenilenmesi için TÜBİTAK tarafından gönderilmiş olan yenileme başvuru formlarını açarken;

1- İnternet Explorer kullanarak açmanız gerekmektedir.(Microsoft Edge değil!! Internet Explorer )

2- Bilgisayarınızda güncel ve çalışan java uygulaması kurulu olması gerekmektedir. Javanızın kurulu ve aktif olarak çalışıp çalışmadığını https://www.java.com/verify/ adresinden kontrol edebilirsiniz. Java kurulu fakat çalışmıyor ise https://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jre8-downloads-2133155.html adresinden Windows x86 Offline versiyonunu indirip kurabilirsiniz. 

3- Java ayarlarından (bunun için windowsun arama özelliğini kullanıp java yazarak configure java alanından >> Security Sekmesinde) edit site liste>> add işlemlerinden sonra adres alanına

https://basvuru.kamusm.gov.tr

https://nesbireysel.kamusm.gov.tr
adreslerini ekleyip uygulamak gerekmektedir. 

4-Son olarak İnternet Explorer ile tarafınıza iletilen e-postadaki bağlantıyı açmalısınız.

5-javası hiç çalışmayan kişiler 1973 dahili telefon üzerinden birimimizi arayabilirler. Uzak erişim yolu ile yardımcı olabiliriz.

6- Uzak erişim için https://www.alpemix.com , www.teamviewer.com, www.anydesk.com programlarından herhangi birisini  indirebilirsiniz.

7- E-imza Yenileme başvurusu tarafınıza ulaşmadı ise yenileme işlemi yapabilmemiz için lütfen birimimizi bilgilendiriniz. 

Bu bilgilendirme e-imza kullanan, nitelikli elektronik sertifika süresi yakında dolacak olan personelimiz için yapılmıştır. 

Bilgi ve İletişim : EBYS Birimi (0344 300 19 73)